O prazo para micro e pequenas empresas aderirem ao eSocial, que se encerraria na próxima segunda-feira (16), foi adiado para novembro, conforme decisão do Comitê Diretivo do eSocial publicada no Diário Oficial da União nesta quarta (11).

Ganharam mais tempo para se adequar às regras empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e MEIs (microempreendedores individuais) com funcionário —aqueles sem empregados não precisam aderir ao sistema.

O eSocial é uma plataforma que unifica eletronicamente as informações que as empresas têm de prestar ao fisco sobre seus empregados. 

Segundo o auditor fiscal Altemir Linhares, assessor especial para o eSocial, a prorrogação do prazo foi um pedido de entidades representativas de pequenas empresas e de profissionais de contabilidade. "São pessoas que vivenciam a realidade desse público e alertaram que eles não estariam preparados", afirma. 

"Soubemos que houve dificuldade para grandes empresas entrarem na terceira fase de implementação do eSocial, que requer o processamento da folha de pagamento. Os pequenos empresários têm muito menos estrutura e acesso a informação, o problema se multiplicaria", diz Helio Donin Junior, diretor de educação e cultura da Fenacon (federação das empresas contábeis).

A implementação do eSocial é feita de forma escalonada. Para micro e pequenas empresas e MEI foi dividida em cinco fases distribuídas de julho deste ano a janeiro de 2019.

Quem tiver interesse em ingressar na plataforma desde já terá acesso ao sistema a partir de segunda. 

Se optar por esperar até novembro, a empresa deverá entrar com as três fases de prestação de informações já implementadas, ressalta Donin. "Na prática, significa que o empregador ganhou mais cinco meses para gerenciar essas três fases."

O eSocial substituirá até 15 processos diferentes de prestações de informações ao governo, como Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Ao lançar o programa, o governo esperava um incremento de R$ 20 bilhões na arrecadação quando todas as etapas forem concluídas, em julho de 2019. Segundo a Receita, muitas empresas, sobretudo as pequenas, acabavam pagando menos impostos por erros no preenchimento das mais de 15 guias.

Valter Shimidu, sócio da área trabalhista da consultoria KPMG, diz considerar que pequenas empresas terão desafio maior do que as grandes na hora em que começarem a entregar suas declarações a partir do eSocial.

Entre os fatores que tornam a adaptação das empresas menores mais difícil estão a estrutura mais enxuta,  delas, sem profissionais que possam se dedicar especificamente ao tema, e a limitação de recursos para investir em tecnologia que facilite a organização e o envio das informações.

Shimidu  recomenda que empresários consultem seus escritórios de contabilidade para confirmar se estão aptos para enviar informações a partir do novo sistema.

Ines Schwingel, gerente de Políticas Públicas do Sebrae, diz que apesar da dificuldade inicial para sua implantação,  o eSocial trará benefícios para empresas ao reduzir a burocracia.

"Hoje, uma empresa tem de enviar documentos  diferentes para diversos órgãos, repetir informações. Com o eSocial, passa a fazer uma vez só e tudo está ok."

FASES

A partir de segunda e até 31 de agosto, micro e pequenos empresários poderão enviar dados para cadastro do empregador.

O microempreendedor individual não precisa prestar informações nessa fase, esclarece o Comitê Gestor, porque esses dados serão preenchidos automaticamente pela plataforma simplificada que será disponibilizada para esse público (leia mais abaixo).

Em setembro, serão cadastrados os funcionários e informações sobre vínculo com a empresa, como admissão, afastamento ou demissão. 

Na terceira fase, de novembro até o fim de 2018, o empregador deve incluir dados sobre remunerações dos trabalhadores e realizar o fechamento das folhas de pagamento.

Em janeiro do ano que vem, já na quarta etapa, haverá a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social), que será descontinuada, e a inserção de dados de segurança e saúde do trabalhador no sistema. 

Empregadores pessoas físicas e contribuintes individuais, como produtor rural e segurado especial, deverão utilizar o eSocial somente a partir de janeiro de 2019.

PLATAFORMA SIMPLIFICADA

Segundo a Receita, serão disponibilizados nos próximos dias os novos portais do eSocial, onde os empregadores poderão inserir diretamente as informações.

Também estará disponível, a partir de segunda, uma plataforma simplificada destinada aos MEI, em modelo semelhante ao eSocial do Empregador Doméstico. Para essa categoria, não será necessário o uso de certificado digital.

A plataforma simplificada permitirá ao microempreendedor realizar cálculos automáticos pelo sistema, como o de rescisões e férias.

A maioria dos MEI —que não tem empregados e, por isso, não é obrigada a aderir ao eSocial— continuará prestando contas normalmente ao governo por meio do Simei, o sistema de pagamento de tributos unificados.

DIFICULDADES PARA AS GRANDES

Desde janeiro, o eSocial está em operação para as grandes empresas (com faturamento anual superior a R$ 78 milhões). De acordo com o fisco, 97% já integram a base do sistema.

Em fevereiro, elas começaram a cadastrar seus funcionários e, em maio, teve início a terceira fase, de registro da folha de pagamento. Ao longo de julho, elas devem substituir a GFIP.

Segundo o auditor fiscal Altemir Linhares, de um universo de 13,1 mil empresas, 12,7 mil completaram a primeira fase e 11,8 mil chegaram à segunda, mas apenas 9.800 atingiram a terceira etapa. 

"A terceira fase é bem mais completa. É o fechamento da folha e como é o primeiro feito sob o novo sistema, as empresas precisam ir ajustando cada informação. É um ajuste inicial esperado", diz, acrescentando que há cerca de 11,4 mil trabalhadores na base do eSocial até o momento.

Quando totalmente implementado, a expectativa da Receita é que o eSocial reúna informações de mais de 44 milhões de trabalhadores do setor público e privado do país em um mesmo sistema.

Entes públicos vão aderir ao eSocial entre janeiro e julho de 2019.

FISCALIZAÇÃO

O eSocial permitirá um aumento na capacidade de fiscalização de órgãos como Ministério do Trabalho e Previdência, além do fisco. Deslizes comuns no cumprimento da legislação e de procedimentos poderão ser monitorados sem fiscalização presencial, obrigando as empresas a terem mais planejamento e controle.

O novo sistema exige nome, CPF, PIS e endereço de cada funcionário. Se um dado estiver errado, as informações não são enviadas.

Companhias também terão de estar em dia com seus programas de saúde e segurança no trabalho e registrar com prontidão faltas e licenças médicas.

A empresa que não se adequar não conseguirá fazer suas declarações, perderá a certidão negativa de débitos (será considerada inadimplente com o governo) e estará sujeita a multas. 

"O eSocial não muda a legislação. A empresa continua sendo obrigada a manter todas as informações com previsão legal de entrega dentro do prazo", ressalta Donin, da Fenacon.